Voici selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, quelques conseils pour vous aider à mener une réunion en face-à-face productive qui apporte de la valeur à tous les participants :
Ayez un objectif précis en tête.
Avant de convoquer une réunion en face à face, prenez le temps d’identifier clairement les objectifs que vous cherchez à atteindre. Il est important de savoir ce que vous voulez retirer de la réunion et de comprendre le résultat que vous souhaitez obtenir. Cela peut vous aider à déterminer si une réunion est vraiment nécessaire et quels sont les sujets les plus importants à aborder.
Préparez-vous à l’avance.
Une fois que vous avez identifié l’objectif de votre réunion, créez un ordre du jour qui indique aux participants les sujets que vous comptez aborder. Envoyez cet ordre du jour aux participants au moins 24 heures à l’avance afin qu’ils puissent venir prêts à contribuer à la discussion.
Soyez sélectif quant aux personnes que vous invitez.
Dans le monde des affaires, le temps est un bien précieux. Réfléchissez bien à qui inviter à la réunion et demandez-vous qui doit participer pour que la réunion soit productive. Vous pouvez également envisager d’inviter certaines personnes à une petite partie seulement de la réunion qui les concerne au lieu de leur demander de participer à l’ensemble de la réunion afin de leur faire gagner du temps et de créer une structure de réunion plus efficace.
Allouez le temps nécessaire.
Planifiez votre réunion en face-à-face pour le temps dont vous pensez avoir besoin pour couvrir les sujets nécessaires et atteindre votre objectif, puis assurez-vous de commencer et de terminer la réunion à l’heure. Si vous n’avez pas atteint votre objectif à la fin de la réunion, demandez aux participants s’ils peuvent prolonger la réunion ou prévoir une réunion de suivi qui convienne à tous. Vous montrerez ainsi aux participants que vous accordez de l’importance à leur temps et vous contribuerez à instaurer un climat de confiance avec eux.
Assignez un travail préalable.
Faites savoir aux participants s’ils doivent préparer quelque chose à l’avance ou si vous souhaitez qu’ils s’expriment sur un sujet précis. Vous pouvez ainsi vous assurer que tout le monde est prêt avant le début de la réunion, ce qui peut vous faire gagner du temps et vous aider à rendre la réunion en face à face plus productive.
Engagez-vous auprès des participants.
Adoptez une attitude positive lors de votre réunion en face à face et engagez-vous activement auprès des participants en posant des questions et en pratiquant l’écoute active. Montrez l’exemple pour encourager la participation et donner le ton à une réunion productive.
Attribuez les prochaines étapes.
Avant la fin de la réunion, rappelez les décisions qui ont été prises et donnez aux participants une dernière occasion de s’exprimer. Ensuite, attribuez des tâches claires aux individus afin que chacun sache ce qu’il doit faire ensuite. Cela peut encourager les participants à s’approprier leurs tâches spécifiques, créer une responsabilité et aider votre équipe à respecter les délais.
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